Boekhoudpakketten

ARTIKEL | Mijn eerlijke mening over boekhoudpakketten…

Steeds vaker komen er reclames van boekhoudpakketten voorbij. En ze beloven allemaal gouden bergen. “Met ons boekhoudpakket heb je geen boekhouder meer nodig”. Deels is dat waar. Zolang je maar onthoudt dat je wel moet weten wat je doet, want als je iets verkeerd invoert, dan komt het er ook weer verkeerd uit. Maar steeds meer ondernemers zien de voordelen in van het werken met eigen software en vandaar dat ik nu mijn eigen mening over boekhoudpakketten met jullie deel in de hoop jullie hier een beetje mee op weg te helpen in het maken van een keuze!

Om te beginnen vind ik dat ieder boekhoudpakket minimaal een aantal functies moet hebben. Zo moet je met een boekhoudpakket offertes en verkoopfacturen kunnen maken. Ook moet er een koppeling met je bank gemaakt kunnen worden zodat bankmutaties ingelezen kunnen worden (als dit niet kan ligt dat niet altijd aan het boekhoudpakket. Met de grootste banken zou de koppeling gemaakt moeten kunnen worden).  En uiteraard moet je inkoopfacturen snel en eenvoudig in een boekhoudpakket kunnen verwerken. Deze punten zijn met name gericht op de invoer in een pakket. Er moeten ook een aantal zaken standaard uit een boekhoudpakket gehaald kunnen worden, zoals een btw aangifte, rapportages en overzichten van wat er nog betaald moet worden.

Ik zal van een aantal pakketten wat specifieke voor- en nadelen opnoemen, uit eigen ervaring… Te beginnen met mijn favoriete pakketten.

•  Snelstart: dit pakket is echt veruit mijn favoriet. Het is namelijk gebruiksvriendelijk en heeft een goede prijs- kwaliteitverhouding. Aangezien er heel veel bedrijven met Snelstart werken, zijn er koppelingen met veel verschillende andere softwarepakketten mogelijk. Snelstart heeft een webversie en een te downloaden uitgebreide versie. Dat vind ik persoonlijk nog wel een nadeel, deze twee losse versies. Maar de webversie heeft wel een aantal mooie functionaliteiten en de twee versies synchroniseren continu met elkaar dus je kunt beide versies door elkaar heen gebruiken. De webversie heeft de mogelijkheid om inkoopfacturen te uploaden en bonnen te fotograferen en heeft tevens een gratis scan- en herkenfunctie, waardoor de boeking al grotendeels automatisch wordt gemaakt. Indien je met de webversie wil factureren, kun je behalve een logo en achtergrond weinig aanpassen aan de factuurlayout. Wil je dus een factuurlayout op maat hebben, zul je die met de gedownloade versie moeten maken.
• E-Boekhouden: een zeer populair pakket bij ondernemers die zelf gaan boeken. Echter, heeft die populariteit er ook mee te maken dat het bedrijf achter E-Boekhouden marketingtechnisch heel goed is en als je op zoek gaat naar een online boekhoudpakket kom je eigenlijk altijd wel bij dit pakket uit. E-Boekhouden werkt niet met de standaard vakjargon maar sluit de termen wat meer aan bij de ondernemer. Echter, heeft dat ook een nadeel. Bij iedere boeking moet je namelijk een mutatiesoort kiezen en dat is nog wel eens lastig. Ook kun je in E-Boekhouden eenvoudig per ongeluk een bedrag in je bankmutaties veranderen of zelfs verwijderen waardoor je administratieve banksaldo niet meer aansluit met je werkelijke banksaldo. Wij gebruiken E-Boekhouden met name voor ondernemers met webshops, in verband met de uitstekende webshopkoppelingen en de eenvoudige mogelijkheden om Excel-bestanden te importeren. Ook voor verenigingen met ledenadministraties is dit pakket zeer geschikt!

 Maar er zijn nog meer pakketten waar ik iets van vind…

• Exact Online: voor mij de Ferrari van de boekhoudpakketten. Echter, wat heb je aan een Ferrari als je alleen binnen de bebouwde kom moet rijden? Exact Online is zo ontzettend uitgebreid en compleet, dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Bovendien is de prijs ook aan de stevige kant. Een heel goed pakket, maar wellicht wat té goed voor de gemiddelde kleine ondernemer en MKB’er.
• Moneybird: ik heb een cursus gevolgd om mezelf moneybird adviseur te mogen noemen. Maar ik ben niet heel enthousiast over het pakket. Tijdens de training kwam ik erachter dat het pakket vooral heel leuk is voor het maken van offertes en facturen. Je kan zelfs een offerte mailen die door de klant online geaccordeerd wordt en daar krijg je dan ook een melding van als deze geaccordeerd is. Ideaal voor bijvoorbeeld fotografen of zo die steeds met kleine eenmalige opdrachten voor klanten werken. Ook een betaallink is simpel toe te voegen. Echter, op het moment dat je te maken hebt met een uitzondering in je boekingen (wat toch echt vaak voorkomt) dan wordt het lastig om deze juist te verwerken. Het pakket is heel erg basis.
• Informer: een prima pakket met een goede prijs-kwaliteitverhouding. Je kunt eenvoudig meerdere boekingen tegelijk corrigeren. Let alleen op met de btw-instellingen. Als je binnen je onderneming met meerdere btw tarieven te maken hebt, kun je eenvoudig fouten maken met de btw. De btw staat dan wel juist op de factuur, maar komt op de verkeerde plek in de btw aangifte terecht. Maar verder echt een prima pakket.
• Visma: ook dit is een prima pakket welke gebruiksvriendelijk is en een nette prijs heeft. Alleen betaal je als snel meer als je extra modules nodig hebt. Maar verder heb ik op Visma weinig aan te merken en is ook deze goed te gebruiken door ondernemers.
• Gekko: eigenlijk mag ik dit geen boekhoudpakket noemen. Er missen namelijk een aantal basisfuncties die noodzakelijk zijn, waardoor in Gekko geen complete administratie gevoerd kan worden en een schaduwboekhouding eigenlijk noodzakelijk is. Gekko is wel leuk voor ondernemers die facturen willen kunnen plannen en die uren moeten kunnen doorbelasten. Ik zou Gekko eerder inzetten als facturatiepakket dan als boekhoudpakket.

Uiteraard zijn er nog tal van andere pakketten die ik ben tegengekomen in de afgelopen jaren. Denk aan Twinfield,  Afas, Navision etcetera. Dit zijn met name hele grote pakketten (en vaak ook dure pakketten) waarbij ik nog niet heb kunnen ontdekken wat het voordeel is ten opzicht van andere pakketten.

Ik hoop je hiermee een beetje te hebben kunnen helpen. Uiteraard sta ik open voor andere suggesties en kijk ik graag met ondernemers mee naar de mogelijkheden van andere boekhoudpakketten. Geen enkele ondernemer is hetzelfde en dus blijf ik graag meedenken over welk pakket het beste bij welke ondernemer past! Mocht je nog een vraag hebben over een boekhoudpakket, neem dan even contact met me op!