Geschenken personeel

Wat mag je wel en niet verstrekken als geschenk aan je personeel? Een gids voor ondernemers

Het geven van geschenken aan personeel is een mooie manier om je waardering te tonen en de band met je team te versterken. Maar er zijn regels en belastingtechnische richtlijnen waaraan je als werkgever moet voldoen. Hieronder een overzicht van wat je wel en niet mag verstrekken, inclusief tips over hoe je dit voordelig kunt doen binnen de fiscale regels.

1. Kleine Geschenken en Persoonlijke Aandacht: Kerstpakketten en Bloemen

Toegestaan: Voor kleine geschenken zoals een kerstpakket, een bos bloemen of een cadeaubon geldt dat deze fiscaal aftrekbaar kunnen zijn, mits ze onder de zogenaamde 'vrije ruimte' van de werkkostenregeling (WKR) vallen.

Vrije Ruimte: Dit is een deel van de loonsom (in 2024 vastgesteld op 1,92% van de eerste € 400.000 van de loonsom en daarna 1,18%) dat je belastingvrij mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor personeel.

Belastingvrije Grenzen: Als de waarde van het geschenk klein is en incidenteel wordt verstrekt, blijft dit meestal belastingvrij. Maar zodra het buiten de vrije ruimte valt, moet er over het overschreden bedrag belasting worden betaald.

2. Cadeaubonnen

Toegestaan met Voorwaarden: Cadeaubonnen zijn een populair geschenk, maar ze moeten wel binnen de WKR-vrije ruimte vallen om belastingvrij te blijven. Let op dat cadeaubonnen met een contante waarde (bijvoorbeeld die kunnen worden ingewisseld voor geld) als loon kunnen worden beschouwd en daarom belast kunnen zijn.

Tip: Kies bij voorkeur cadeaubonnen die gebonden zijn aan een specifieke winkel of doel, zoals een boekenbon, omdat deze vaker buiten de loonheffing vallen dan een algemene cadeaukaart.

3. Bonussen en Geldbedragen

Niet Toegestaan als Geschenk: Geldbedragen, zoals extra kerstgeld of een jaarlijkse bonus, worden fiscaal niet als geschenk gezien. Ze vallen onder het loon en zijn dus belast voor de werknemer.

Alternatief: Wil je toch iets extra’s geven? Overweeg om een extra vrije dag of tijd vrij te maken voor een teambuildingactiviteit. Dit kan belastingtechnisch voordeliger zijn en tegelijkertijd de werksfeer verbeteren.

4. Persoonlijke Geschenken bij Bijzondere Gelegenheden

Toegestaan: Een attentie bij persoonlijke gebeurtenissen, zoals een huwelijk, geboorte of jubileum, valt vaak in de WKR onder ‘gerichte vrijstellingen’ en kan belastingvrij verstrekt worden. Voorwaarde is wel dat het geschenk een bescheiden waarde heeft.

Let op: Zorg ervoor dat deze attenties echt incidenteel zijn en dat ze in verhouding staan tot het inkomen van de werknemer.

5. Bruikbare Werk- en Bedrijfsmiddelen als Geschenk

Toegestaan onder Specifieke Voorwaarden: Soms is het interessant om je personeel werkgerelateerde cadeaus te geven, zoals een laptop, telefoon of fiets van de zaak. Dit kan belastingvrij als de werknemer dit voor werk gebruikt, maar er gelden voorwaarden.

Voorwaarden: Het geschenk moet een zakelijk nut hebben en bijhouden dat het ook daadwerkelijk voor het werk gebruikt wordt. Persoonlijk gebruik moet beperkt zijn tot maximaal 10% van de totale gebruikstijd om belastingvrij te blijven.

Hoe Zorg Je dat Je Binnen de Regels Blijft?

Werkkostenregeling (WKR) en Vrije Ruimte: De WKR is je belangrijkste tool om geschenken te verstrekken zonder belastinggevolgen. Door de vrije ruimte goed te benutten, kun je als werkgever belastingvrij cadeaus en vergoedingen geven aan je werknemers. Houd altijd bij hoeveel je al hebt verbruikt van deze ruimte, om te voorkomen dat je aan het einde van het jaar moet bijbetalen.

Specifieke Vrijstellingen: Buiten de vrije ruimte vallen een aantal specifieke vrijstellingen, zoals reiskosten en kosten voor cursussen en opleidingen. Deze kunnen belastingvrij worden vergoed als ze noodzakelijk zijn voor het werk.

Drempel voor Belastbare Bijtelling: Mocht de vrije ruimte worden overschreden, dan geldt een eindheffing van 80% over het bedrag dat de drempel overschrijdt. Het is dus de moeite waard om goed bij te houden wat er binnen je WKR valt en hoeveel ruimte er nog over is.

Conclusie: Balans Tussen Waardering en Fiscaliteit

Geschenken zijn een mooie manier om je medewerkers te waarderen, maar ze moeten ook fiscaal goed worden onderbouwd. Kleine geschenken, zoals kerstpakketten en attenties voor bijzondere gelegenheden, vallen meestal binnen de belastingvrije ruimte. Cadeaubonnen zijn toegestaan, mits ze binnen de vrije ruimte blijven en niet als contant geld worden beschouwd.

Wil je grotere geschenken geven of werkgerelateerde middelen verstrekken? Overweeg dan zorgvuldig hoe dit fiscaal gunstig kan binnen de WKR of als gericht vrijgestelde vergoedingen. Zo houd je zowel de administratie als de sfeer op de werkvloer op een positieve noot!